1.3 Rapporten beheren
Je kunt rapporten maken, exporteren of verwijderen.
Een rapport of taak maken
1 Klik op de startpagina of op een willekeurig tabblad op MAAK EEN RAPPORT.
 
Alle parameters die je hebt ingesteld voor het rapport worden aan de rechterkant weergegeven, zodat je een overzicht krijgt van je ingevoerde rapport parameters.
 
2 Selecteer een rapporttype. Met de knop Verberg beschrijvingen / Toon beschrijvingen kun je wisselen tussen een beschrijving van de rapporttypes. Bevestig je keuze met VOLGENDE.
Type rapport
Uitleg
Wachtrij statistieken
Een rapport dat de statistieken toont voor alle geselecteerde wachtrijen.
Agent statistieken
Een rapport maken dat de statistieken toont voor alle geselecteerde agenten.
Agent statistieken per wachtrij
Een rapport maken dat de statistieken toont voor alle geselecteerde agenten, uitgesplitst per agent en wachtrij. Dit rapporttype is handig als agenten in meerdere wachtrijen zijn aangemeld en de statistieken per wachtrij wilt zien.
Wachtijbezetting
Een rapport maken met voor elke wachtrij de bezettingsgraad per agent. Het toont de tijd in procenten dat een agent in een wachtrij bezet is, die kan gebruikt worden als een maatstaaf hoe agenten presteren.
Details wachtrijgesprekken
Een rapport maken met gedetailleerde informatie over alle gesprekken om alle stappen vanuit het perspectief van de beller te volgen.
Service Level Rapport
Een rapport maken dat het aantal en percentage beantwoorde en afgebroken gesprekken binnen een vooraf gedefinieerd serviceniveau (1-4) laat zien.
Agentactiviteitenrapport
Een rapport maken dat de activiteiten van de agent in de wachtrij toont, zoals wanneer de agent zich heeft aangemeld of afgemeld, een oproep heeft ontvangen, een oproep heeft beantwoord, enz. Elke activiteit wordt als een apart item geregistreerd.
3 Voer in de invoervelden een Naam in (min. 3 en max. 16 tekens) en, indien nodig, een Korte beschrijving (max. 96 tekens).
4 Selecteer het Rapportbestandsformaat dat gedownload kan worden en ga verder met VOLGENDE.
*PDF (vaste opmaak, alleen-lezen)
*CSV (door komma's gescheiden, platte tekst)
*XLS (Excel-tabel)
5 Selecteer of deselecteer in de vervolgkeuzelijst de respectieve agenten of wachtrijen die in het rapport moeten worden opgenomen door erop te klikken. Hier kun je ook klikken op Alles selecteren. Je kunt in de lijst bladeren.
*Het aantal geselecteerde wachtrijen of agenten verschijnt hieronder. Je kunt een lijst van alle geselecteerde gebruikers of wachtrijen openen door hier te klikken. Klik op de X in het betreffende veld om de agent of wachtrij te deselecteren.
6 In het Details wachtrijgesprekken Rapport kun je ervoor kiezen om alleen terugkerende bellers weer te geven door het selectievakje hieronder in te schakelen.
7 Ga verder met VOLGENDE.
8 In het Service Level Rapport kun je de serviceniveaus configureren door de gewenste tijd te selecteren in de vervolgkeuzelijst.
*Je kunt een tijd kiezen van 5 tot 3600 seconden (1 uur) in stappen van 5 seconden.
*Klik op de [+] om het volgende serviceniveau toe te voegen (maximaal 4).
*Klik op de [x] om het betreffende serviceniveau te verwijderen.
*Ga verder met VOLGENDE.
9 Selecteer of de taak een eenmalig rapport (10) of een terugkerend rapport (11) moet genereren.
 
De periode die je hieronder kunt instellen, hangt af van het geselecteerde rapporttype. Bekijk je eigen rapport op 1.2 Typen rapporten.
 
 
Als je hier een selectie maakt en in de volgende stap ook, klik dan op de X rechtsboven in het betreffende vak om terug te gaan naar de selectie.
 
10 Eenmalig rapport:
*Kies tussen de voorgedefinieerde dagen Vandaag of Gisteren, de voorgedefinieerde periodes Deze week, Vorige week, Deze maand en Vorige maand door op het respectieve vakje te klikken.
*Om een aangepaste datum of periode in te voeren, selecteer je Aangepaste dag, Aangepaste periode of Laatste X dagen.
*Voor Aangepaste dag klik je op en selecteer een dag in de kalender. Hier kun je kiezen tussen de weergaven Dag, Maand en Jaar.
*Voor Aangepaste periode klik je op en selecteer een begin- en einddatum in de kalender. Hier kun je kiezen tussen de weergaven Dag, Maand en Jaar.
*Voor Laatste X dagen typ je het aantal dagen (max. 2 cijfers) in het invoerveld of gebruik je de - of + knoppen.
 
Bij het maken van een rapport met details wachtrijgesprekken kun je slechts 3 maanden teruggaan en de selectie is beperkt tot max. 7 dagen om te voorkomen dat het rapport te veel resultaten oplevert, waardoor het niet gegenereerd zou kunnen worden.
 
11 Terugkerend rapport:
*Kies tussen de terugkerende rapportageperioden: Huidige dag, Vorige dag, Huidige week, Vorige week, Huidige maand of Vorige maand door op het respectieve vakje te klikken.
Je kunt het volgende instellen:
Item
Uitleg
Selecteer rapportinterval
Selecteer in de vervolgkeuzelijst of het terugkerende rapport moet worden gegenereerd met een Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks interval.
Selecteer de dag voor het genereren van het rapport
Alleen zichtbaar als interval Wekelijks of Maandelijks is geselecteerd.
Selecteer in de vervolgkeuzelijst de dag waarop het wekelijkse/maandelijkse rapport wordt gegenereerd.
Geplande tijd
Voer een tijd in waarop het rapport moet worden gegenereerd op basis van het geconfigureerde interval.
Afhankelijk van de generatietijd en het aantal rapporten dat in de wachtrij staat om te worden gegenereerd en verzonden, wordt het rapport binnen een uur na het geplande tijdstip naar de ingestelde e-mailadressen verzonden.
Begin selecteren
De Start wordt automatisch ingevoerd op basis van de geselecteerde rapportperiode.
Om de begindatum voor de terugkerende rapportinterval te wijzigen, klik je op dit veld en selecteer je een dag in de kalender. In de kalender kun je kiezen tussen de weergaven Dag, Maand en Jaar.
Einde selecteren
Kies een van de drie:
Specifieke datum: Selecteer net als bij de begindatum een einddatum.
Na X generaties: Het aantal keren dat het rapport moet worden gegenereerd. Je kunt het getal invoeren in het invoerveld of met de knoppen - of +
Onbepaald: Het rapport blijft oneindig terugkomen totdat de taak wordt verwijderd.
12 Ga verder met VOLGENDE.
13 Activeer de schuif Rapport per e-mail verzenden om de Opties voor verzenden in te schakelen.
Item
Uitleg
E-mailadres(sen) toevoegen
Voer in het invoerveld het e-mailadres of de e-mailadressen in van je collega('s) naar wie het rapport moet worden gestuurd. Bevestig je invoer met de Enter-toets of door te klikken op de verschijnende regel "Toevoegen..." hieronder.
De suggesties tijdens het invoeren zijn gebaseerd op eerdere e-mailadressen die zijn onthouden van het huidige lokale apparaat.
[e-mail(s) hieronder vermeld]
Jouw e-mail en de toegevoegde e-mail(s) staan onder het invoerveld. Klik op de X in het veld met de betreffende e-mail om deze uit de selectie te verwijderen.
14 Bevestig je invoer via MAAK AAN.
*Het rapport of de taak wordt gemaakt en toegevoegd aan de lijsten.
*Er verschijnt een bevestigingsvenster. Klik hier op TAAK BEKIJKEN om het rapport of de taak te bekijken (druk op F5 om hier bij te werken) of klik op DOORGAAN om naar het overzicht van de Reporting App te gaan.
*Om de gegevens van de rapportage-app te vernieuwen, klik je rechtsboven op de hoofdpagina op .
Een rapport/ meerdere rapporten exporteren
De rapporten kunnen worden gegenereerd in een PDF-, CSV- of XLS-bestand dat je kunt downloaden.
De gegevens in het geëxporteerde bestand komen overeen met de gegevens van de respectieve rapporttypes. Zie Typen rapporten voor een beschrijving van de gegevens.
1 Selecteer op de hoofdpagina het tabblad Rapporten (of Kalender).
2 Selecteer het rapport dat je wilt exporteren.
Als je een taak voor terugkerende rapporten hebt geselecteerd, kun je het gewenste rapport selecteren uit de vervolgkeuzelijst of door te klikken op Alle gemaakte rapporten bekijken en het hier te selecteren.
3 Klik rechtsboven op / / (afhankelijk van welk bestandstype was geselecteerd bij het maken van het rapport) om het rapport te exporteren en te downloaden in een .csv-, .pdf- of .xls-bestand.
Om meerdere rapporten van een terugkerende taak te downloaden, klik je op Alle gemaakte rapporten bekijken en vervolgens op Alle rapporten downloaden.
*Het rapport wordt gedownload.
Een taak annuleren
1 Selecteer op de startpagina het tabblad Taken.
2 Klik in de rij van de betreffende taak op .
*Er verschijnt een pop-upvenster met de vraag of je de taak wilt annuleren.
3 Bevestig met TAAK ANNULEREN.
*De taak is geannuleerd.
Of
1 Selecteer op de startpagina de tab Rapporten of Kalender.
2 Selecteer de taak die je wilt annuleren.
3 Klik rechtsboven op .
*Er verschijnt een pop-upvenster met de vraag of je de taak wilt annuleren.
4 Bevestig met TAAK ANNULEREN.
*De taak is geannuleerd.
Een rapport of taak verwijderen
1 Selecteer op de startpagina het tabblad Taken.
2 Klik in de rij van het betreffende rapport op .
*Er verschijnt een pop-upvenster met de vraag of je het rapport of de taak definitief wilt verwijderen.
3 Activeer de optie Alle gegenereerde rapporten downloaden om ze op te slaan op je lokale computer voordat je ze verwijdert.
4 Bevestig de verwijdering met VERWIJDER.
*Het rapport of de taak wordt verwijderd.
Of
1 Selecteer op de startpagina de tab Rapporten of Kalender.
2 Selecteer het rapport of de taak die je wilt verwijderen.
3 Klik rechtsboven op .
*Er verschijnt een pop-upvenster met de vraag of je het rapport of de taak definitief wilt verwijderen.
4 Activeer de optie Alle gegenereerde rapporten downloaden om ze op te slaan op je lokale computer voordat je ze verwijdert.
5 Bevestig de verwijdering met VERWIJDER.
*Het rapport of de taak wordt verwijderd.